Türk Ticaret Kanunu’nun Birinci Kitabı’nda “Ticari İşletme” ile ilgili düzenlemelere yer verilmiş olup, söz konusu kitabın beşinci kısmında “Ticari Defterler” ile ilgili hükümler yer almaktadır. (Madde 64-88)
Mevcut düzenlemeler gereği “Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle” belirlenmektedir.
Konuya ilişkin olarak “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” 19 Aralık 2012 gün ve 28502 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmış olup, son olarak söz konusu tebliğde bazı değişiklikler yapılmış bulunmaktadır. (22.03.2018 gün ve 30368 sayılı Resmi Gazete) Tebliğin amacı, “gerçek ve tüzel kişi tacirler tarafından fiziki veya elektronik ortamda tutulacak ticari defterlerin nasıl tutulacağını, defterlerin kayıt zamanını, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esaslarını belirlemektedir.”
Tebliğdeki tanımlar
Tebliğin 3’üncü maddesinde tanımlar yer almaktadır.
Bu tanımlara göre;
- Gerçek kişi tacir: Bir ticari işletmeyi kısmen de olsa kendi adına işleten kişiyi,
- Genel kurul: Anonim, limited, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirket ve kooperatiflerde genel kurulu, şahıs şirketlerinde ortaklar kurulunu ve gereğinde ortakların tümünü,
- Kanun: Türk Ticaret Kanunu,
- MERSİS: Merkezi Sicil Kayıt Sistemi’ni,
- Sermaye şirketi: Anonim, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketleri,
- Şahıs şirketi: Kolektif ve komandit şirketleri,
- Tacir: Gerçek ve tüzel kişi tacirleri,
- Ticaret şirketi: Kolektif, komandit, anonim, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketler ile kooperatifleri,
- Tüzel kişi tacir: Ticaret şirketleriyle amacına varmak için ticari bir işletme işleten vakıflar, dernekler ve kendi kuruluş kanunları gereğince özel hukuk hükümlerine göre yönetilmek veya ticari şekilde işletilmek üzere devlet, il özel idaresi, belediye ve köy ile diğer kamu tüzel kişileri tarafından kurulan kurum ve kuruluşları,
- Yönetim kurulu: Anonim şirketlerde ve kooperatiflerde yönetim kurulunu, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirkette yönetici veya yöneticileri, limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunu,
- Yetkilendirilmiş personel: Tebliğ’de yer alan hükümler çerçevesinde kuruluş aşamasında, anonim ve limited şirketler ile kooperatiflerce tutulacak ticari defterlerin açılış onay işlemlerini yerine getirmek üzere ticaret sicili müdürü tarafından görevlendirilen ticaret sicili müdürlüğü personelini ifade etmektedir.
TACİRİN DEFTER YÜKÜMLÜLÜĞÜ
Tebliğin 5’inci maddesi gereği olarak “Gerçek veya tüzel kişi olup olmadığına bakılmaksızın her tacir yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebiri tutmakla yükümlüdür.
Şahıs şirketleri yukarıda yer alan defterlere ek olarak genel kurul toplantı ve müzakere defterlerini de tutmakla yükümlü kılınmıştır.
Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler ve kooperatifler yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebire ek olarak pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri de tutmak zorundadırlar.
Ancak limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar, genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir.
Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde deftere en az karar tarihi, karar sayısı, toplantıda hazır bulunanlar, karar içeriğinin yazılması ve üye imzalarının alınmış olması gerekmektedir. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmez.
10 YIL SAKLANMAK ZORUNDA
Her tacir; tutmakla yükümlü olduğu ticari defterleri ve bu defterlere yapılan kayıtların dayanağı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde 10 yıl saklamakla yükümlüdür.
Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri mahfuz (saklı) kalmak kaydıyla, tutulması zorunlu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeler, okunur hale getirildiklerinde içerik olarak örtüşmeleri, saklama süresi boyunca her an ulaşılabilmeleri ve uygun bir süre içerisinde okunabilir hale getirilebilmeleri şartıyla görüntü veya veri taşıyıcılarda da saklanabilir.
İto | 08.05.2018
